Archief - Huwelijk organiseren

Burgernfries · 29 jul 2013

Volgend jaar is't mijn beurt om in het spreekwoordelijke huwelijksbootje te stappen. Voor't werk moet ik geregeld evenementen organiseren, en ik doe dat ook gewoon erg graag, dus daarom neem ik heel wat zaken op mij.
Probleem is dat ik nog nooit naar een huwelijk ben geweest. Daarom enkele vragen. Natuurlijk is iedereen vrij om ook andere vragen te posten. Zitten vast wel wat ervaringsdeskundigen op dit forum.

- Aan hoeveel consumpties per persoon moet ik denken voor een dansfeest van 21u00 tot +-03u00? Ik denk richting 10, maar dan zitten we al aan 2 l, wat zeker niet weinig is als gemiddelde. Hoeveel budgetteerden jullie, en wat bleek het te zijn?

- Na een bbq aan staantafels rond 21u00 (einde rond 22u00), is er nog een lowbudget dessertbuffet (wat cake, soesjes, chocomousse)... tijdens het dansfeest. Rond hoelaat doen we dit best? Al beschikbaar vanaf 23u00, of eerder rond 01u00? Bij 23u00 vrees ik dat de sfeer meteen gebroken wordt als iedereen terug een snackje gaat eten.

- Is het nodig ook soep te voorzien tijdens de late uurtjes?

- Wordt op een uitnodiging aangegeven welk eten er voorzien zal zijn? Of wordt er aangegeven dat er een lichte snack/zittend diner/fastfood voorzien is? of helemaal niets? Startuur 20u30 (voor 90% vd bezoekers) wijst immers op geen eten, maar we voorzien dit wel.

- We twijfelen tussen 'standing BBQ' (wat vleesjes op de grill, zeer beperkt groentebuffet en wat brood), & frietkraam. BBQ oogt natuurlijk ook veel beter (en kan in ons geval wel ongeveer aan 6 a 7 euro pp normaal gezien). Gaan mensen ook hun 'cadeau' (geldbedrag) aanpassen naargelang het frieten of BBQ is? Ik zou dat wel doen persoonlijk.

- Ons feest bestaat voor 20% uit familie, 20% vrienden, 40% goede kennissen en 20% 'verplichten' collega's, buren...). Met welk binnenkomend budget mag ik rekening houden? Vooral benieuwd naar die laatste 60%. Gaat dat eerder 15 euro pp zijn, of toch al snel 25 euro pp? Heb geen idee wat gebruikelijk is, en hoewel het niet voor't geld is, heb ik ook geen zin om er 2000 euro aan in te schieten.

- Is het gebruikelijk dat bezoekers hun RSVP per post terugsturen? Iemand dat al expliciet gevraagd? Welke return-rate?

Ons feest moet geen 'mooiste dag van ons leven' worden, maar gewoon een leuk huwelijksfeest. Niet meer, maar zeker ook niet minder.

Wat feedback, of niet zo voor de hand liggende zaken waar ik rekening mee moet houden, worden erg geapprecieerd.

eS · 29 jul 2013

Burgernfries zei:
- Aan hoeveel consumpties per persoon moet ik denken voor een dansfeest van 21u00 tot +-03u00? Ik denk richting 10, maar dan zitten we al aan 2 l, wat zeker niet weinig is als gemiddelde. Hoeveel budgetteerden jullie, en wat bleek het te zijn?

Belangrijkste vraag: hoeveel volk schat je uit te nodigen? Vanaf pakweg 100 man kun je al eens denken om een brouwer aan te spreken, die zal voor u wel een inschatting maken van wat er gemiddeld gedronken wordt en zal normaal wel met ruime marge leveren, en nadien de overschot terug meenemen. Ook kun je er zo vaak een extra frigo bijkrijgen of een tapinstallatie moest dit gewenst zijn.

Burgernfries zei:
- Na een bbq aan staantafels rond 21u00 (einde rond 22u00), is er nog een lowbudget dessertbuffet (wat cake, soesjes, chocomousse)... tijdens het dansfeest. Rond hoelaat doen we dit best? Al beschikbaar vanaf 23u00, of eerder rond 01u00? Bij 23u00 vrees ik dat de sfeer meteen gebroken wordt als iedereen terug een snackje gaat eten.

Voorzie dessert gewoon direct om 22h als een uitloop van de bbq, anders breek je sowieso de sfeer. Vergeet niet dat om 12-1h vaak al wat mensen naar huis vertrekken. Achteraf kun je perfect nog wat kleine snacks (chips/nootjes, evt. nog enkele broodjes voor wie nog honger heeft) voorzien als knabbel tussendoor.

Burgernfries zei:
- Is het nodig ook soep te voorzien tijdens de late uurtjes?
Zie hierboven, een pot soep met wat brood kan een goedkoop, maar zeer aangename snack zijn, zeker als het wat kouder zou worden (is het een tuinfeest?)

Burgernfries zei:
- Wordt op een uitnodiging aangegeven welk eten er voorzien zal zijn? Of wordt er aangegeven dat er een lichte snack/zittend diner/fastfood voorzien is? of helemaal niets? Startuur 20u30 (voor 90% vd bezoekers) wijst immers op geen eten, maar we voorzien dit wel.

"Jullie zijn welkom voor een (kleine) knabbel en babbel, er zal een (klein) buffet voorzien worden,..."

Burgernfries zei:
- We twijfelen tussen 'standing BBQ' (wat vleesjes op de grill, zeer beperkt groentebuffet en wat brood), & frietkraam. BBQ oogt natuurlijk ook veel beter (en kan in ons geval wel ongeveer aan 6 a 7 euro pp normaal gezien). Gaan mensen ook hun 'cadeau' (geldbedrag) aanpassen naargelang het frieten of BBQ is? Ik zou dat wel doen persoonlijk.

Meestal ist ofwel een receptie/walking dinner met wat versnaperingen, ofwel een volledig diner, dit is dan ook het enige onderscheid waar je best van uitgaat qua bedrag (diner = makkelijk €25-50/persoon afhankelijk van drank, walking dinner = €15-€25/persoon om maar iets te zeggen).

Burgernfries zei:
- Ons feest bestaat voor 20% uit familie, 20% vrienden, 40% goede kennissen en 20% 'verplichten' collega's, buren...). Met welk binnenkomend budget mag ik rekening houden? Vooral benieuwd naar die laatste 60%. Gaat dat eerder 15 euro pp zijn, of toch al snel 25 euro pp? Heb geen idee wat gebruikelijk is, en hoewel het niet voor't geld is, heb ik ook geen zin om er 2000 euro aan in te schieten.

Als je een feestje geeft tot 3h en de drank op jouw kosten is, ga je er sowieso wel bij inschieten (ga eens na hoeveel je op een avond drinkt en reken dat uit in gewone winkelprijs). Beste wat je hiervoor kunt doen is de drankkaart wat beperken: pintjes, kratjes wijn (=veel goedkoper), cola/water, enkele flessen cava en fruitsap voor in het begin en eventueel een beperkte hoeveelheid zwaardere bieren (op=op).

Burgernfries zei:
- Is het gebruikelijk dat bezoekers hun RSVP per post terugsturen? Iemand dat al expliciet gevraagd? Welke return-rate?

Meestal vraag je gewoon om te bevestigen via mail/telefoon en ook te vermelden met hoeveel je komt (al dan niet + partner), op die manier kun je toch al het grootste deel van wie komt bevestigd zien op voorhand (en de rest kun je zelf eens opbellen).

Massis · 29 jul 2013

veel locaties werken met een drankforfait, over het algemeen is dat het goedkoopst en vooral het makkelijkst. Een brouwer zal u ook een hoop gedoe besparen.

Verder een goede les: uitnodigen =/= komen. Meestal mag je rekenen op 60-65% opkomst (uiteraard bij 30 genodigden zullen de meesten wel komen, bij 300 waarschijnlijk maar 50%). Wij hadden 220 genodigden ongeveer, waarvan er 165 zijn gekomen.

Timmeke · 29 jul 2013

Burgernfries zei:
- Ons feest bestaat voor 20% uit familie, 20% vrienden, 40% goede kennissen en 20% 'verplichten' collega's, buren...). Met welk binnenkomend budget mag ik rekening houden? Vooral benieuwd naar die laatste 60%. Gaat dat eerder 15 euro pp zijn, of toch al snel 25 euro pp? Heb geen idee wat gebruikelijk is, en hoewel het niet voor't geld is, heb ik ook geen zin om er 2000 euro aan in te schieten.

Als ik dit lees, moet ik toch eens lachen....

2000 euro.... dat is niks...

Of bedoel je 2000 euro puur aan voedsel en drank?

1 ding: trouwen = kostelijk.

Geen idee aan wat voor budget gij denkt, maar ik vrees dat je u fameus misrekent en het onderschat.

Dat je voor en bbq gaat, gaat u natuurlijk al veel geld besparen, maar probeer eerst eens een gedacht te krijgen over hoeveel volk er komt +- , dan te zien welk vlees je wil (en vis!). Denk ook aan eventueel vegetariërs, mensen die niet houden van te pikant vlees....
Je kan best een "deal" maken met een plaatselijke grootleverancier om zo veel geld te besparen. Je kan bv dan ook zelf zorgen voor het marineren van het vlees (kan je dan in het groot inkopen en eventueel door uw gasten zelf laten doen => kunnen ze zelf kiezen hoe fel ze het willen kruiden etc...)

Ook uw consumpties: 10 ... kan best meer zijn. Je moet ook denken aan de verschillende types van drank... Ook zoiets best gewoon met een brouwer of groot leveranciers afspreken. Die kunnen dat beter inschatten.
+ kunt ge vaak een soort van afspraak mee maken dat hetgeen niet gedronken is, je niet moet betalen (als je snapt wat ik bedoel).

Verder: hebt ge al aan mensen gedacht die gaan helpen die avond ? Of ga je niemand inhuren? Niemand inhuren, lijkt handig, maar vergeet dat he.... Tenzij ge echt gans de avond zelf wil instaan voor drank etc...
Of bv de BBQ zelf: gade hij de kolen bijvullen, alles controleren....?
Zelfde met tafels eventueel wat afruimen, jassen aannemen.....
Alles klaarzetten... Zo'n dingen moeten vaak de avond ervoor/dag zelf nog... ik zie u dat nog niet doen op uw trouwdag en ik denk dat uw ouders daar ook geen zin in hebben...

En ja: mensen gaan hun cadeau wel aanpassen....
Ge zet idd best op uw uitnodiging dat er eten is... anders gade situaties krijgen waarbij gasten bv al gegeven hebben...
Dus wees daar gewoon duidelijk over!
Desnoods doet ge het zo: ge stuurt een uitnodiging met dan de vraag om te bevestigen + hun keuze qua eten (vb vlees vs vis of vegetarier...witte wijn vs rode wijn....) Op die manier kan je ook alles beter afstellen. (uiteraard zullen er zijn die niet reageren, maar diegene die het wel doen: beter inschatten).

Mispak u niet met "het moet geen mooiste dag van ons leven" worden gedacht. Pak het niet te minimalistisch op.
Ge moet er zeker geen sjiek feest van maken, maar een minimum aan luxe is handig en vooral: zorg ervoor dat jij en uw vrouw (en ouders) niet te veel zelf moeten doen.. dat wilt ge echt niet.

Tha_nOn · 29 jul 2013

Burgernfries zei:
- Aan hoeveel consumpties per persoon moet ik denken voor een dansfeest van 21u00 tot +-03u00? Ik denk richting 10, maar dan zitten we al aan 2 l, wat zeker niet weinig is als gemiddelde. Hoeveel budgetteerden jullie, en wat bleek het te zijn?

ik vermoed dat ge de mensen gaan ontvangen met cava ofzo, daar rekent ge normaal gezien een halve fles de man voor ofzo
voor de rest kunt ge beter online eens zoeken of met een brouwer werken en zien wat zij gewend zijn om te voorzien voor die aantallen (verschillende dingen uiteraard ook)

wij werkten samen met een zaal die een vaste traiteur en drankenhandelaar hadden, daar werd er vooropgesteld dat er ongeveer 4.5 euro nog extra werd opgedronken op het dansfeest achteraf
hoeveel het uiteindelijk was, weet ik niet vanbuiten maar kan het wel eens uitzoeken en uitrekenen
(! let wel, wij werkten niet met een drankenforfait, voor niets, alles kwam via den drankenhandelaar en ook aan groothandelprijzen --> veel goedkoper dan werken met forfaits)

- Na een bbq aan staantafels rond 21u00 (einde rond 22u00), is er nog een lowbudget dessertbuffet (wat cake, soesjes, chocomousse)... tijdens het dansfeest. Rond hoelaat doen we dit best? Al beschikbaar vanaf 23u00, of eerder rond 01u00? Bij 23u00 vrees ik dat de sfeer meteen gebroken wordt als iedereen terug een snackje gaat eten.

zou het dessertbuffet idd laten aansluiten aan de BBQ,
als er nog extra gasten toekomen voor dessert en dansfeest dan ontvang je die gewoon met een extra glaasje cava/schuimwijn/champagne en open je het dessertbuffet voor iedereen daarna, en die dan pas laten volgen door openingsdans enzo (en duidelijk maken eventueel dat het buffet blijft staan?)

- Is het nodig ook soep te voorzien tijdens de late uurtjes?

zou eerder gewoon dessertbuffet laten staan, en eventueel aanvullen met broodjes of iets anders (was bij ons zo)
maar echt nodig was dit niet imo

- Wordt op een uitnodiging aangegeven welk eten er voorzien zal zijn? Of wordt er aangegeven dat er een lichte snack/zittend diner/fastfood voorzien is? of helemaal niets? Startuur 20u30 (voor 90% vd bezoekers) wijst immers op geen eten, maar we voorzien dit wel.

zéker duidelijk maken dat er iets van eten is en wat ongeveer, hapjes zijn niet gelijk aan een volledig diner,
walking dinner is niet hetzelfde als zittend diner

- We twijfelen tussen 'standing BBQ' (wat vleesjes op de grill, zeer beperkt groentebuffet en wat brood), & frietkraam. BBQ oogt natuurlijk ook veel beter (en kan in ons geval wel ongeveer aan 6 a 7 euro pp normaal gezien). Gaan mensen ook hun 'cadeau' (geldbedrag) aanpassen naargelang het frieten of BBQ is? Ik zou dat wel doen persoonlijk.

kan zeker, zeker bij niet-familie en minder dichte vrienden

voorzie je toch ook wat zitplaatsen voor oudere familieleden? lijkt me niet zo handig voor iedereen

- Ons feest bestaat voor 20% uit familie, 20% vrienden, 40% goede kennissen en 20% 'verplichten' collega's, buren...). Met welk binnenkomend budget mag ik rekening houden? Vooral benieuwd naar die laatste 60%. Gaat dat eerder 15 euro pp zijn, of toch al snel 25 euro pp? Heb geen idee wat gebruikelijk is, en hoewel het niet voor't geld is, heb ik ook geen zin om er 2000 euro aan in te schieten.

bij ons kwam het meestal neer op dit:
volledig diner & feest = 50 pp (familie & dichte vrienden)
vanaf dessertbuffet = 25 pp (goede kennissen)

verwacht niet te veel uitschieters naar boven (dichte familie kan iets anders zijn)

- Is het gebruikelijk dat bezoekers hun RSVP per post terugsturen? Iemand dat al expliciet gevraagd? Welke return-rate?

RSVP wordt meestal telefonisch gevraagd

ge gaat sowieso een hele hoop mensen toch nog zelf moeten opbellen (en de laatste week gaan er toch nog afzeggen ze)

kies uw rsvp-datum dus niet te laat, dat ge zelf nog kunt opbellen

Ons feest moet geen 'mooiste dag van ons leven' worden, maar gewoon een leuk huwelijksfeest. Niet meer, maar zeker ook niet minder.

Wat feedback, of niet zo voor de hand liggende zaken waar ik rekening mee moet houden, worden erg geapprecieerd.

hoe meer ge er mee bezig zijt, hoe meer ge u aan details gaat liggen ergeren die ge perfect wilt, terwijl het eigenlijk allemaal niet uitmaakt

meeste geld geeft ge wss uit aan uw venue, dus kijk daar goed rond
moet niet de meest prachtige zaal ooit zijn, imo, den dag zelf vindt iedereen alles toch fantastisch en iedereen vindt de zaal van zijn/haar trouwfeest toch beter

hou uw dagplanning realistisch, weet welke foto's je zeker wilt (buiten de standaard)

zoals hierboven, werk met een traiteur, dat gij u geen zorgen moet maken over volk en wie wat en hoe

een ceremoniemeester zou ik ni per se nemen, tenzij ge echt een strak georchestreerd huwelijk wilt

naast eten zijn uw grootste kosten: kleren, ringen en fotograaf (evt vervoer?), wees realistisch en denk ook eens buiten de alomgekende mogelijkheden

edit: en een beetje creativiteit/goesting om te knutselen brengt u al heel ver :'), ik heb voor pakweg 50 euro al mijn versieringen gemaakt, drukwerk was allemaal ook zelfontworpen en dankzij familie zelf gedrukt, dus geen kosten aan)
maar ge wordt er wel een beetje zot van

Burgernfries · 29 jul 2013

Merci voor de tips alvast. Zit al wat nuttigs bij.

Even wat zaken ophelderen, die in mijn geval van toepassing zijn.

We trouwen in de lokale feestzaal. De zaal zelf zorgt voor de drank, maar wij moeten wel per liter betalen (bvb 3 euro voor 1l cola). Rip-off prijzen, maar dat vertaalt zich ook enigszins in de zaal die amper 200 euro kost, kuis inbegrepen. Daarom maak ik me dus geen zorgen of er genoeg drank zal zijn (daar twijfel ik zelfs niet aan), maar ik wil graag enigszins kunnen inschatten hoeveel consumpties er gemiddeld gedronken worden. Dan weet ik meteen wat de kostprijs per persoon is.

Timmeke, zoals het er nu naar uitziet komen we op een budget van om en bij de 4500 euro voor 150 personen, waarvan er 25 zittend diner krijgen, en de rest allemaal 'standing BBQ & dessertbuffet'
Personeel is rekening mee gehouden (BBQfirma van een vriend). Nog juist zorgen voor 2 personen voor toogpermanentie tijdens het dansgedeelte.

De laatste zin van Tha-nOn is (hoewel misschien anders bedoeld), wel mijn rode draad:
"wees realistisch en denk ook eens buiten de alomgekende mogelijkheden".

Ik probeer op een degelijke prijs/kwaliteit te zitten. Om het met automerken te vergelijken: Ik verkies een Toyota in luxe-uitvoering ipv een Audio zonder opties.

't Is ook geen feest waar de ouders even 50% vh bedrag neerleggen. Ze willen dat nog wel doen (wel geen 50%), maar ik wil dat uit principe gewoon niet. Ik wil een degelijk en erg leuk feest, waarvan iedereen achteraf zegt dat ze zich erg goed geamuseerd hebben, ipv waauw dit en waauw dat.

Timmeke · 29 jul 2013

Tha_nOn zei:
voorzie je toch ook wat zitplaatsen voor oudere familieleden? lijkt me niet zo handig voor iedereen

Ik denk dat dit wel standaard is...
Ik ga er vanuit dat er toch zeker genoeg zitplaatsen zijn, bbq eten zonder te zitten... niet evident ook

Nog een algemene opmerking: ik hoop dat de TS aan de BBQ grootte gedacht heeft? een aantal BBQ's? Onderschat dat niet... want als je met zoveel bent en je misrekent u (te kleine BBQ) dan gade met zever zitten.

Burgernfries · 29 jul 2013

Inderdaad wat zitplaatsen voor de ouderen (ouders van mijn toekomstige zijn 65+ en hebben een 'typische vriendengroep'

). Die opmerking komt in elk gesprek boven

.

Ik ga ervan uit dat de BBQ'er voldoende weet waar ie mee bezig is (ze doen dit zeer vaak op allerlei feesten). Ik ga er dus vanuit dat dat wel snor zit. Da's een van de zaken waar ik me tijdens het feest absoluut niet mee wil bezighouden.

Timmeke · 29 jul 2013

Burgernfries zei:
Inderdaad wat zitplaatsen voor de ouderen (ouders van mijn toekomstige zijn 65+ en hebben een 'typische vriendengroep' ). Die opmerking komt in elk gesprek boven .

Ik ga ervan uit dat de BBQ'er voldoende weet waar ie mee bezig is (ze doen dit zeer vaak op allerlei feesten). Ik ga er dus vanuit dat dat wel snor zit. Da's een van de zaken waar ik me tijdens het feest absoluut niet mee wil bezighouden.

Ah ok!
Kdacht dat het iets was dat je "zelf" ging doen. Dus daar heb je wel iemand voor voorzien. Dat is goed. Je hebt toch het aantal gasten doorgeven dan?

En zitplaatsen => niet enkel voor de ouderen! Er zullen veel mensen zijn die graag eens gaan zitten.. En staand bbq eten... ook niet handig.
Ik zou toch eens nadenken om eventueel wat tafels te voorzien => sowieso voor ouderen ook... ik zie die niet zittend met hun bord op hun schoot eten

Archief - Huwelijk organiseren

Burgernfries

Legacy Member

eS

Legacy Member

Massis

Legacy Member

Timmeke

Legacy Member

Tha_nOn

Legacy Member

Burgernfries

Legacy Member

Timmeke

Legacy Member

Burgernfries

Legacy Member

Timmeke

Legacy Member