Archief - inefficiënt mailbeheer: bron van frustraties

medeforummers,

email is voor velen een bron van frustraties. Zo groot dat het een eigen topic verdient.

Wijzelf hebben dan nog een persoonlijke email én nog een teammailbox met een permanentielijst. Zogezegd mogen we maar 3u/dag spenderen op de teammailbox, maar eigenlijk zijn we daar bijna een hele dag aan bezig. Hoe lossen jullie zulke zaken op? Want dat gaat ten koste van uw eigen werk. Maar ondertussen proberen we mails die niet horen toe te komen in de teammailbox, hen aan te sporen om geen mails te sturen. En toch blijft het megaveel.

Wat zijn de afspraken en regels bij jullie?

Drie uur? Zonder uw mailbox ben je gewoon werkloos. Voor mij is dat niet nodig om er een getal op te plakken. Er is niemand die je gaat vertellen dat je zoveel uur op een dag op uw Outlook moet zitten. De cliënt gaat daar ook geen oren naar hebben.

Waar ik wel problemen mee heb dat mensen de cc adres mateloos misbruiken. Onlangs kreeg ik een mail met 20 man in cc zodat ie zich kan indekken. Is gewoon een paraplu waar je je paraplu kan opentrekken.

Als er harde regels rond zijn. Gewoon 3u aan die mailbox werken en al de rest blijft gewoon in de mailbox tot de dag erna.

Als het een probleem is voor de baas zal hij het dan wel zien en aanpassen waar nodig. Je baas ziet nu dat met zijn regel van 3u de mailbox toch altijd leeg is, dus waarom zou hij iets veranderen?

Vele jobs bestaan al grotendeels uit het ontvangen en versturen van interne mails, omdat mensen niet meer praten met elkaar. Wat heb je dan gerealiseerd op het einde van de dag? Juist, niks, zoals velen die dagelijks achter hun bureautje kruipen... De computer zou ons werk makkelijker maken, akkoord op een bepaald vlak, maar er zijn ook zeer veel nutteloze jobs bijgekomen en er wordt heel wat afgemaild, zonder bij te dragen. Bedrijven weten het zelf niet, want ze hebben iets gecreëerd waar geen controle over is. Gelukkig heb ik die wereld al lang achter mij gelaten....

Dadels zei:

medeforummers,

email is voor velen een bron van frustraties. Zo groot dat het een eigen topic verdient.

Wijzelf hebben dan nog een persoonlijke email én nog een teammailbox met een permanentielijst. Zogezegd mogen we maar 3u/dag spenderen op de teammailbox, maar eigenlijk zijn we daar bijna een hele dag aan bezig. Hoe lossen jullie zulke zaken op? Want dat gaat ten koste van uw eigen werk. Maar ondertussen proberen we mails die niet horen toe te komen in de teammailbox, hen aan te sporen om geen mails te sturen. En toch blijft het megaveel.

Wat zijn de afspraken en regels bij jullie?

Klik om te vergroten...

Zonder meer details kan je daar eigenlijk weinig zinnigs over zeggen. Gaat het om een mailbox waar er interne / externe (of beide) mails op toekomen? Zijn er daarnaast geen officiële systemen waarin problemen, requests, etc moeten worden geregistreerd met dan de bijhorende SLA's etc?

Hier is mail voor ~90% voor informatieve doeleinden. We hebben zelfs geen "teammailbox" maar eerder een "team mailing lijst". Dus iedere collega krijgt een copy van dezelfde mail. Als het nodig/relevant is zal iemand van ons altijd wel reageren. Indien niet wordt dit gewoon verticaal geklasseerd.

Chauffagist zei:

Vele jobs bestaan al grotendeels uit het ontvangen en versturen van interne mails, omdat mensen niet meer praten met elkaar. Wat heb je dan gerealiseerd op het einde van de dag? Juist, niks, zoals velen die dagelijks achter hun bureautje kruipen... De computer zou ons werk makkelijker maken, akkoord op een bepaald vlak, maar er zijn ook zeer veel nutteloze jobs bijgekomen en er wordt heel wat afgemaild, zonder bij te dragen. Bedrijven weten het zelf niet, want ze hebben iets gecreëerd waar geen controle over is. Gelukkig heb ik die wereld al lang achter mij gelaten....

Klik om te vergroten...

Is een beetje kort door de bocht denk ik. Hier in het bedrijf hebben we verschillende communicatiemiddelen en elk heeft wel zijn eigen doeleinde:
- IRL: je wil dringend iets vragen/bespreken en de persoon is bij jou in de buurt
- Telefoon: je wil dringend iets vragen/bespreken en de persoon is niet bij jou in de buurt
- IM: je will iets bespreken/vragen en het is niet super dringend, maar je wil wel redelijk snel een antwoord (en je wil mogelijk een geschiedenis van het gesprek)
- Email: hetzelfde als IM maar dan minder dringend of voor meer officiële zaken
- Vergadering IRL: je wil met meerdere personen iets bespreken en iedereen is op dezelfde locatie
- Vergadering tele/video: je wil met meerdere personen iets bespreken en niet iedereen is op dezelfde locatie

KerberosX zei:

Zonder meer details kan je daar eigenlijk weinig zinnigs over zeggen. Gaat het om een mailbox waar er interne / externe (of beide) mails op toekomen? Zijn er daarnaast geen officiële systemen waarin problemen, requests, etc moeten worden geregistreerd met dan de bijhorende SLA's etc?^

Klik om te vergroten...

Het is een oldskool outlook mailbox op persoonlijk naam en een aparte teammailbox. Er komen daar zowel interne als externe mails. Niks wordt apart geregirstreerd.
Tis een financiële afdeling bij een overheid. Dus meestal heb ik gezever rond rappels, of een interne klant die vraagt om iets, of een collega die een creditnota aanvroeg en ik bezorg de collega dan de creditnota. Mss zijn we gewoon slachtoffer van ons eigen succes. Te snel reageren = des te sneller dat ze weten dat ze bij u terecht kunnen.

Hier is mail voor ~90% voor informatieve doeleinden. We hebben zelfs geen "teammailbox" maar eerder een "team mailing lijst". Dus iedere collega krijgt een copy van dezelfde mail. Als het nodig/relevant is zal iemand van ons altijd wel reageren. Indien niet wordt dit gewoon verticaal geklasseerd.

Is een beetje kort door de bocht denk ik. Hier in het bedrijf hebben we verschillende communicatiemiddelen en elk heeft wel zijn eigen doeleinde:
- IRL: je wil dringend iets vragen/bespreken en de persoon is bij jou in de buurt
- Telefoon: je wil dringend iets vragen/bespreken en de persoon is niet bij jou in de buurt
- IM: je will iets bespreken/vragen en het is niet super dringend, maar je wil wel redelijk snel een antwoord (en je wil mogelijk een geschiedenis van het gesprek)
- Email: hetzelfde als IM maar dan minder dringend of voor meer officiële zaken
- Vergadering IRL: je wil met meerdere personen iets bespreken en iedereen is op dezelfde locatie
- Vergadering tele/video: je wil met meerdere personen iets bespreken en niet iedereen is op dezelfde locatie

Klik om te vergroten...