Archief - Werk jij met een tijdsregistratie?

Niet in de zin van een begin -en eindtijd registreren, maar werkelijk registreren wat je op een dag hebt gedaan.

Voorbeeld:

8:00-9:30: Maken van die taak / ...
9:30-10:00: Bellen met X ivm taak Y
...

Zo ja - wat is je beroep?


Ikzelf werk als boekhouder in een boekhoudkantoor. Ik doe mijn job graag, maar dit is toch één van de kleine frustraties. Het kan natuurlijk niet anders, want je moet weten wat je aan de klanten moet factureren.
Het probleem is dat je onder druk komt te staan. Ben je te lang aan een klant bezig geweest, wordt je op het matje geroepen. Ik heb soms het gevoel dat ik niet eens een kwartiertje met de collega's kan babbelen omdat ik anders zal achterstaan. "Op wat moet ik dit nu registeren?"

Ooit in een it support voor verschillende klanten het moeten doen. Ik boekte wel minstens 1 uur. Dus als ik 8 taakjes op een dag kon afronden was het ok.

Ik krijg nu ook van mijn boekhouder zo een timesheet met de factuur. Daar staat letterlijk elke mail en telefoon in, zelf 5 min. Dat hoeft voor mij nu ook niet.

Ik werk in dezelfde sector als u en heb dezelfde problemen als u. Als ik heb gebabbeld foefel ik het gewoon weg in taken die dan maar langer duurden.

Tijdens mijn stage als software developer werkte ik ook bij een bedrijf die dat systeem hanteerde. Hier was het wel tot op het kwartier. Soms stond ik ook op support en als er een taakje maar 5 minuutjes duurde, moest ik dit ook als kwartier aanrekenen.

Ik heb geen tijdsschema (R&D telecom), maar we werken in sprints en je hebt daar wel stories waar je storypoints aan moet hangen. Die duiden de complexiteit en benodigde tijd aan. Maar daar staat geen controle tegenover. Een 'simpele' taak kan veel tijd in beslag nemen als je daar bv eerst kennis voor moet verwerven.

Een project is gedaan en het team heeft goed gescoord of niet.
Verder heb ik ook nog wel een tijdsschema in te vullen om de capex en opex kost te berekenen. Maar niet project specifiek en ook nooit vragen over, vul al 6 jaar hetzelfde in.

Ik doe het ook voor mezelf (als ik uren actief aan projecten werk, ik doe dat tussendoor nog steeds op regelmatige basis), en verwacht het ook van mijn mensen.

Vooral om nacalculatie te kunnen doen op projecten, ik doe projectmanagement helemaal van offerte tot oplevering (projecten in de range van pakweg 50,000€ tot occasioneel 1 miljoen).

Nacalculatie is belangrijk voor mij op zoveel niveau's, zit in een technologische sector dus naar benodigde arbeidsuren soms moeilijk in te schatten, ook bijvoorbeeld om te kunnen opvolgen of bepaalde technologieën/producten dewelke onze arbeidstijd omlaag zouden moeten halen dat effectief wel doen.

Er komen ook constant nieuwe producten/technologieën binnen, dus die tijdsregistratie is belangrijk om na de initiële inschatting je benodigde arbeidsuren op die nieuwe zaken bij te kunnen sturen. Blind vliegen is nu eenmaal héél moeilijk, en als je een project met betere of mindere resultaten hebt opgeleverd moet je echt wel gaan kijken waar je fout loopt.

Veel mensen hebben het gevoeld dat het dikwijls is om hen te controleren, terwijl het in mijn geval eerder is om mezelf te controleren!

Onrechtstreeks krijg je ook een beter zicht op je eigen mensen, je gaat wat beter inschatten op welk gedeelte van de job je welke mensen kan inzetten, iedereen heeft altijd zaken waar je beter/slechter in bent, dikwijls zijn de zaken waar je goed in bent degene die je graag doet, dus het is echt wel rendabel om zo het maximum uit je mensen te kunnen halen.

Ter info, ik gebruik Clockify in mijn team, vind het best makkelijk met een heel vlotte interface (PC/smartphone app).

berenod zei:

Ik doe het ook voor mezelf (als ik uren actief aan projecten werk, ik doe dat tussendoor nog steeds op regelmatige basis), en verwacht het ook van mijn mensen.

Vooral om nacalculatie te kunnen doen op projecten, ik doe projectmanagement helemaal van offerte tot oplevering (projecten in de range van pakweg 50,000€ tot occasioneel 1 miljoen).

Nacalculatie is belangrijk voor mij op zoveel niveau's, zit in een technologische sector dus naar benodigde arbeidsuren soms moeilijk in te schatten, ook bijvoorbeeld om te kunnen opvolgen of bepaalde technologieën/producten dewelke onze arbeidstijd omlaag zouden moeten halen dat effectief wel doen.

Er komen ook constant nieuwe producten/technologieën binnen, dus die tijdsregistratie is belangrijk om na de initiële inschatting je benodigde arbeidsuren op die nieuwe zaken bij te kunnen sturen. Blind vliegen is nu eenmaal héél moeilijk, en als je een project met betere of mindere resultaten hebt opgeleverd moet je echt wel gaan kijken waar je fout loopt.

Veel mensen hebben het gevoeld dat het dikwijls is om hen te controleren, terwijl het in mijn geval eerder is om mezelf te controleren!

Onrechtstreeks krijg je ook een beter zicht op je eigen mensen, je gaat wat beter inschatten op welk gedeelte van de job je welke mensen kan inzetten, iedereen heeft altijd zaken waar je beter/slechter in bent, dikwijls zijn de zaken waar je goed in bent degene die je graag doet, dus het is echt wel rendabel om zo het maximum uit je mensen te kunnen halen.

Ter info, ik gebruik Clockify in mijn team, vind het best makkelijk met een heel vlotte interface (PC/smartphone app).

Klik om te vergroten...

Gaan uw mensen daar ook goed mee om? Ik kan me voorstellen dat de data die je uit zo'n app haalt maar zo goed is als de correctheid waarmee uw mensen alles registreren.

Selten zei:

Gaan uw mensen daar ook goed mee om? Ik kan me voorstellen dat de data die je uit zo'n app haalt maar zo goed is als de correctheid waarmee uw mensen alles registreren.

Klik om te vergroten...

Dat is uiteindelijk niet zozeer het punt, je moet het ook beschouwen als een hulpmiddel. Het zal nooit geen 100% zijn, je kan ook niet verwachten (ik toch niet alvast) dat als je mensen met 4 projecten simultaan bezig zijn en door een werkdag constant tussen hun projecten switchen, (ik doe dat ook) dat ze dan elke keer een entry maken in de app, dan ga je inderdaad gewoon op het einde van de dag een inschatting maken hoeveel tijd je aan elk project besteed hebt en dat in één keer ingeven.

In sommige projecten kruipen honderden uren in, dus meestal over al de entries gaan die kleine afwijkingen over hun projecten wel uitbalanceren.

Maar als ik ergens een project heb waar 30% meer (of minder) tijd in kruipt dan wat ik in mijn offerte voorzien heb dan moet ik gaan kijken hoe dat komt. en daar is die time logging toch wel echt een sterk hulpmiddel.
En uiteraard altijd gewoon praten hé, wanneer er ineens iets heel complex passeert dan hoor ik het meestal wel, dan kan ik meestal mijn mensen ook geruststellend dat dit was voorzien in de offerte!

Ik zie dat dikwijls, bedrijven waar geen doorgedreven nacalculatie wordt gedaan, die zien enkel naar hun eindresultaat, maar dan denk ik toch dat ze niet noodzakelijk long term goed bezig zijn. Te duur zijn kan misschien wel mooie nummers geven op het einde van het jaar, maar je bent dan ook waarschijnlijk groeimogelijkheden aan het kwijtspelen door op langere termijn werk aan de concurrentie kwijt te spelen.

Idem dito, te goedkoop gaat je heel veel werk opleveren zonder dat dit in winst geconverteerd wordt, en dikwijls stress creëert in je team, dit is ook niet houdbaar op de lange termijn als je kwaliteit wil leveren en een goede werkplaats wil blijven.

Wij proberen alle (redelijke) tools te gebruiken om die gulden middenweg te kunnen aanhouden.

Ik ben ook boekhouder in een boekhoudkantoor en die tijdsregistratie begint na 10j ook wel op mijn zenuwen te werken maar is wel nodig voor de facturatie.

Wanneer ik bezig ben vergeet ik wel eens om telkens die tijdregistratie te gaan invullen als ik met een taak voor een andere klant begin, soms is dat dan wel gaan puzzelen om aan de 8u gepresteerd te geraken.

Ook het gevoel dat er iemand over uw schouder meekijkt (de klant dan) om te zien of je wel rap genoeg werkt is frustrerend.

Vroeger had ik daar geen probleem mee om dat allemaal vlot in te vullen want toen werkte ik effectief achter de schermen zeg maar.
Nu doe ik telefoon/receptie + gewoon werk, als er dan een klant papieren komt afgeven en die blijft een half uur babbelen dan zit ik wel in de shit met mijn tijdsregistratie.
Allez, ofwel moet ik die onproductief zetten ofwel registreren op die klant.
Doe ik dat laatste dan heb ik schrik dat dit gefactureerd gaat worden en dat die klant dan nadien komt reclameren.

In feite zou ik daar allemaal niet van wakker mogen liggen, facturatie is mijn probleem niet, maar toch denk je daar wel eens aan.
Het registeren op zich stoort me minder, het is vooral dat gevoel “big brother is watching you” dat mijn voeten uithangt.

Wij moeten ook een timesheet invullen met voorgedefinieerde categorieën. Dit dient om tijdens en zeker op het einde van een project te kunnen meten of onze budgetten naar klanten toe nog ok zitten. Een budget bestaat eigenlijk uit dezelfde taken en dan kan de Project Manager makkelijk zien hoeveel uur er door iedereen tesamen aan een bepaalde categorie gewerkt is. Als dit systematisch te hoog is dan wordt er even gekeken hoe dit komt (minder ervaren mensen, budget dat standaard te laag staat voor die taak, enz...).

SilentSpring zei:

Ik ben ook boekhouder in een boekhoudkantoor en die tijdsregistratie begint na 10j ook wel op mijn zenuwen te werken maar is wel nodig voor de facturatie.

Wanneer ik bezig ben vergeet ik wel eens om telkens die tijdregistratie te gaan invullen als ik met een taak voor een andere klant begin, soms is dat dan wel gaan puzzelen om aan de 8u gepresteerd te geraken.

Ook het gevoel dat er iemand over uw schouder meekijkt (de klant dan) om te zien of je wel rap genoeg werkt is frustrerend.

Vroeger had ik daar geen probleem mee om dat allemaal vlot in te vullen want toen werkte ik effectief achter de schermen zeg maar.
Nu doe ik telefoon/receptie + gewoon werk, als er dan een klant papieren komt afgeven en die blijft een half uur babbelen dan zit ik wel in de shit met mijn tijdsregistratie.
Allez, ofwel moet ik die onproductief zetten ofwel registreren op die klant.
Doe ik dat laatste dan heb ik schrik dat dit gefactureerd gaat worden en dat die klant dan nadien komt reclameren.

In feite zou ik daar allemaal niet van wakker mogen liggen, facturatie is mijn probleem niet, maar toch denk je daar wel eens aan.
Het registeren op zich stoort me minder, het is vooral dat gevoel “big brother is watching you” dat mijn voeten uithangt.

Klik om te vergroten...

Bij ons op kantoor is zo'n beetje de afspraak als zoiets gebeurd dat we dat op de klant zetten, maar onder een aparte categorie "niet factureerbaar" en dan zetten we daar als commentaar bij "babbeltje gedaan met de klant".
Op die manier weet de baas wel dat ik 8u heb gewerkt, maar klantencontact is ook belangrijk (als ge er niet in overdrijft) en wordt niet door gefactureerd.

Ik heb 3-4j timesheet moeten invullen. Per kwartier. Elke vrijdag een half uurtje mee bezig geweest.

Toen mijn baas vertrok, moest ik plots timesheets approven voor een stuk van het departement. Ik kreeg 500+ timesheets op mijn bord van soms 3-4j geleden . Was dus niks mee gebeurd in al die jaren.

Nu zit ik in een ander department zonder Timesheets. De wereld draait daar even snel/traag.

Timesheets enkel zinvol als er iets mee gedaan wordt. Anders veel werk en frustratie voor niks.

Hatelijk die timesheets. "Tijschrijven" noemen wij dat hier.

Bij ons doen we we daar wel degelijk iets mee. Vb we kijken naar de verdeelde VTE's per proces en via tijdschrijven weten we hoeveel minuten we effectief spenderen aan elk proces.
Op basis daarvan worden de aantal VTE's per team bepaald. De teamcoach kan dan met cijfers staven dat ze meer werk heeft en dat de gekregen VTE onvoldoende is. enz...

Onderling bij collega's in éénzelfde team geven wij processen aan mekaar door. Puur voor verandering of om door te groeien, dit gebeurt maar 1x/jaar. Via tijdschrijven weten we precies hoeveel VTE's we aan mekaar kunnen doorgeven zodat die persoon aan maximaal 1 komt. Sommigen hebben wel 0,86, anderen 1,06, maar iedereen kiest daar zelf voor(in de mate van het mogelijke uiteraard)

Maar dat invullen is idd hatelijk en tis ook geen exacte wetenschap.