Vega
Legacy Member
Op ons kantoor zitten we met een behoorlijk gestructureerde workflow van binnenkomen, tot afhandelen van een dossier. Het ziet er als volgt uit:
1) Externe sales heeft contact met een prospect, vergaart info en bezorgt alle info aan Interne sales;
2) Interne sales vraagt tarieven aan bij enkele leveranciers, verzamelt deze en bezorgt overzichtje met beste (prijs-kwaliteit) aan externe sales;
3) Externe sales bespreekt met prospect, bij het afsluiten van een deal laat Externe sales dit weten aan Interne sales, die het contract aanvraagt bij de leverancier;
4) Contract komt binnen, Interne sales vraagt aan Customer Service om volledig administratief af te handelen en klant per post contract e.d. te bezorgen.
Momenteel verloopt dat proces nogal chaotisch en gaat persoon A van Externe Sales naar persoon K van Interne Sales (terwijl interne sales nog bestaat uit persoon L, M, N en O), doet persoon K het nodige, koppelt hij dit terug en gaat uiteindelijk persoon K van Interne Sales naar persoon V van Customer Service (terwijl ook bij Customer Service nog persoon X, Y en Z werken).
Door dit systeem hebben we geen overzicht of het werk wel evenredig verspreid wordt en worden de contacten tussen Externe Sales - Interne Sales - Customer Service ook routinematig, waardoor indien persoon A van ons voorbeeld naar persoon M moet gaan, doordat K afwezig is, de werking niet altijd vlot verloopt.
Ik was aan het denken dat een programma ideaal zou zijn waar bvb. ES een "taak" kan aanmaken, die de groep IS overzichtelijk ziet en de personen dan kunnen kiezen om een bepaalde taak eruit te halen bij zich, af te werken en terug te koppelen aan de persoon van ES, en uiteindelijk IS voor de administratieve afhandeling ook een taak creëert die in de "takenpoule" van Customer Service terecht komt en zij weer kunnen kiezen om taken bij zich te pakken. Zo kan je in een overzicht krijgen hoeveel taken er nog zijn, wat de deadline is en dus welke dringend zijn, etc... Ideaal zou dan zijn dat achteraf kan gekeken worden hoe de taken procentueel verdeeld werden en bvb. hoe lang een taak nodig heeft om van A tot Z te geraken.
Dank voor jullie inzicht
1) Externe sales heeft contact met een prospect, vergaart info en bezorgt alle info aan Interne sales;
2) Interne sales vraagt tarieven aan bij enkele leveranciers, verzamelt deze en bezorgt overzichtje met beste (prijs-kwaliteit) aan externe sales;
3) Externe sales bespreekt met prospect, bij het afsluiten van een deal laat Externe sales dit weten aan Interne sales, die het contract aanvraagt bij de leverancier;
4) Contract komt binnen, Interne sales vraagt aan Customer Service om volledig administratief af te handelen en klant per post contract e.d. te bezorgen.
Momenteel verloopt dat proces nogal chaotisch en gaat persoon A van Externe Sales naar persoon K van Interne Sales (terwijl interne sales nog bestaat uit persoon L, M, N en O), doet persoon K het nodige, koppelt hij dit terug en gaat uiteindelijk persoon K van Interne Sales naar persoon V van Customer Service (terwijl ook bij Customer Service nog persoon X, Y en Z werken).
Door dit systeem hebben we geen overzicht of het werk wel evenredig verspreid wordt en worden de contacten tussen Externe Sales - Interne Sales - Customer Service ook routinematig, waardoor indien persoon A van ons voorbeeld naar persoon M moet gaan, doordat K afwezig is, de werking niet altijd vlot verloopt.
Ik was aan het denken dat een programma ideaal zou zijn waar bvb. ES een "taak" kan aanmaken, die de groep IS overzichtelijk ziet en de personen dan kunnen kiezen om een bepaalde taak eruit te halen bij zich, af te werken en terug te koppelen aan de persoon van ES, en uiteindelijk IS voor de administratieve afhandeling ook een taak creëert die in de "takenpoule" van Customer Service terecht komt en zij weer kunnen kiezen om taken bij zich te pakken. Zo kan je in een overzicht krijgen hoeveel taken er nog zijn, wat de deadline is en dus welke dringend zijn, etc... Ideaal zou dan zijn dat achteraf kan gekeken worden hoe de taken procentueel verdeeld werden en bvb. hoe lang een taak nodig heeft om van A tot Z te geraken.
Dank voor jullie inzicht