Evaluatiegesprekken: tips & tricks

[Avondland]

Het is weer zover: de evaluatiegesprekken komen eraan. Ik heb een aantal mensen onder mijn hoede en heb een-op-een-gesprekken en heb ook zelf een gesprek met mijn n+1. Hoe pakken jullie die dingen aan?

Wij moeten eerst een zelfevaluatie doen aan de hand van een onlineformulier waarin we reflecteren over het afgelopen jaar, de (behaalde) doelstellingen, welzijn op het werk, toekomstige doelstellingen, carrièreplanning, etcetera ...

Dat vormt op zich wel een leidraad in het gesprek, maar ik wil dat ook niet zomaar aframmelen. Zo'n evaluatiegesprek moet een meerwaarde hebben en dan heb je echt wel een dialoog nodig. Idem voor mezelf: ik wil wel nadenken en eerlijk zijn over wat nog beter kan en waar ik van mezelf vind dat ik wel ben gegroeid. Belangrijk is uiteraard dat je n+1 weet waar je mee bezig bent. Niets lijkt me vervelender dan een evaluatiegesprek met iemand die je amper ziet of hoort.

We werken heel intens samen met managers om onze werk gedaan te krijgen, dus aan hen ga ik ook wel wat feedback vragen over "mijn mensen" en waar er nog groeikansen liggen. Een specifieke uitdaging: er is een collega die nog vier jaar moet werken en een echte specialist is in haar gebied, dat vind ik altijd wel een moeilijke om te evalueren. Bij de andere collega's zie ik wel genoeg groeikansen (en ook uitdaging voor mezelf om ze op te volgen en bij te staan om hun doelstellingen te behalen).

Ik dacht erover na om aan chat gpt tips te vragen, maar ik dacht "neen, vraag het aan BG!".

 

[XA4]

Ik dacht erover na om aan chat gpt tips te vragen, maar ik dacht "neen, vraag het aan BG!".

Recent een presentatie bijgewoond over AI. Er was ook een VR-bril aanwezig waarvan ik eerst niet goed wist hoe die geïntegreerd zou worden. Maar via een platform (abonnement wel) kan je allerlei gesprekken (sollicitatie, evaluatie, presentatie, etc) voeren/trainen en dus ook tips en tricks krijgen van het programma.
Zo zou je bijvoorbeeld ook kunnen trainen om voor een groep te praten (zelfvertrouwen), de aandacht van de groep vast te houden, reactie krijgen of je presentatie niet te langdradig is, waar eventueel moet bijgestuurd worden, etc.
Ik had er nog niet zover over nagedacht, maar vond het wel interessant.

Maar bon, vraag het even aan BG!

 

[zina90]

Leuke vraag Leuk om te zien dat je het zo serieus opneemt.
Ik heb al zo'n 5-6 verschillende leidinggevenden gehad.
Doe het gewoon met respect voor je werknemers.
Je kan veel kapot maken door gefoefel, je achter de HR regels te verstoppen, etc.

 

[Chilliewillie88]

ik vind het als leidinggevende ook belangrijk om u op zo'n moment ook kwetsbaar op te durven stellen. Doelstellingen werden behaald (of niet). Wat kan de medewerker in de toekomst anders doen of waar kan hij verbeteren om die doelstellingen te bereiken? Maar welke zaken kan jij voor de medewerker doen die hem in staat stellen zijn doelstellingen te bereiken? Voor mij is dit een vraag die te weinig LG durven stellen.

 

[pardal]

Een specifieke uitdaging: er is een collega die nog vier jaar moet werken en een echte specialist is in haar gebied, dat vind ik altijd wel een moeilijke om te evalueren. Bij de andere collega's zie ik wel genoeg groeikansen (en ook uitdaging voor mezelf om ze op te volgen en bij te staan om hun doelstellingen te behalen).

kan je haar niet vragen hoe zij het ziet de laatste jaren. En vooral in het kader van kennisoverdracht.
welke doelstellingen kunnen er voor haar nog zijn?

 

[zarathustra]

Ik zou zeggen dat stap 1 is de mensen onder je vragen of ze at 1:1 gesprek willen en het heel duidelijk maken dat het volledig vrijwillig is. Maar dat is uiteraard utopisch.

My 2 cents, dat soort 1:1 is nutteloos als het 1 keer per jaar is.

 

[:unsure:]

Wees gewoon eerlijk, objectief en werk op basis van data en concrete voorbeelden.

Ik ben volwassen en hoef geen politiek correcte boodschap te krijgen.
Als er goede dingen zijn moeten die vermeld/gecompenseerd(bonus, loonsverhoging) worden.
Als er slechte dingen zijn aan mijn performance moet je zeggen wat er slecht aan is, en hoe we er samen aan kunnen werken om beter te krijgen (training, mentor,..). Eventueel kijken of andere rol beter geschikt is


Vraag naar hoe uw werknemers zich in rol voelen en hoe ze naar de toekomst kijken qua doorgroei. Of misschien willen ze net hetzelfde gewoon blijven doen voor de rest van hun carriere-dat is ook OK.

 

[Klopgeest]

Tip: begin het gesprek met de status over het loon, dat blijft toch sluimeren doorheen heel het gesprek anders en is uiteindelijk de clue voor de meesten.

Ja, bij multinationals zijn die gesprekken apart van de evaluatiegesprekken.

 

[Foert]

Tip : begin het gesprek met actiepunten/vragen die naar boven kwamen uit de vorige evaluatie, zo toon je dat dat evaluatiegesprek ook echt iets nuttig is en dat daar iets mee wordt gedaan, niet enkel om papier of tijd in te vullen.
Bij punten waar bepaalde doelstellingen niet werden behaald, kan je eventueel vragen naar het waarom, en indien de band met de werknemer goed is, proberen na te gaan of iets in de privé situatie aan de basis lag. Eventueel polsen of er vanuit het werk iets kan gedaan worden om dat beter te laten verlopen ofzo.
Zorg ook dat het een echt gesprek wordt en geen monoloog... Leef je in in de gedachten van die mensen, voor sommigen is het evaluatiegesprek het moment van het jaar om opslag te vragen.. zorg dus dat je een pasklaar antwoord hebt op die vraag (check met HR of opslag mogelijk is ja dan nee, en waarom .. ).
Heb in het verleden vele evaluatiegesprekken en functionneringsgesprekken gevoerd.

 

[Ares]

My 2 cents, dat soort 1:1 is nutteloos als het 1 keer per jaar is.

Dit.

Geen evaluatiegesprekken hier; daar dienen de maandelijkse 1-1's voor. Hoogstens een finalisatie van bonus-achievements, en finaliseren van targets van het nieuwe jaar.

 

[Vega]

We hebben een evaluatieformulier dat de collega's dienen in te vullen voor het gesprek, enkele zaken eruit:

- 1e vraag: Wat wil je zeker bespreken op het evaluatiegesprek
- Vragen over samenwerking met je collega's
- Vragen over of je de job graag doet, voel je je goed, neem je enthousiast deel aan het werk, voel je dat je met eventuele problemen ergens terecht kan, vind je dat je voldoende op de hoogte bent van de ontwikkelingen van ons kantoor, heb je voldoende opleidingen of heb je nood aan meer/bepaalde opleidingen, ...
- Vragen over je prestaties, vind je deze voldoende, uitstekend, ondermaats, ... Welke taken zou je liever wel doen en welke niet, wat vind je zijn je persoonlijke actiepunten, ...
- Vragen over de werk-privébalans, gaat dat, ervaar je veel/weinig stress, ...
- Vragen over het HR-beleid, vind je dat we voldoende inspanningen doen, zijn er bepaalde zaken die je wil zien, ...
- Vragen over de toekomst, heb je voldoende toekomstperspectief, voldoende uitdaging, ...

Doorheen de verschillende hoofdstukken (Samenwerking collega's, arbeidsomstandigheden, mijn taken, werk-privé balans en HR) vragen we dan ook om op bepaalde zaken scores te geven op 10, deze worden bij het voltooien van de vragenlijst automatisch naar een Sharepoint gestuurd die we sinds 2020 gebruiken, zo kunnen we mooi de evolutie zien van de collega's, iemand die gemiddeld jaarlijks een 8 geeft en dit jaar een 6 weten we dat er iets aan de hand is.

We vragen wel dat de collega's dit op het gemakje thuis invullen en liefst niet op kantoor/tijdens dat je telefonisch bereikbaar bent.

 

[CanadeseITer]

Het belangrijkste is volgens mij hoe dit gerelateerd is aan loonsverhogingen. Als het een half uur gaat over hoe goed alles gaat, en hoe tevreden je bent over mij, en dan vervolgens geen loonsverhoging kan aanbieden, of eentje dat zelfs nog niet de inflatie evenaart, dan hoeft het voor mij eigenlijk niet meer.

Of als het een oefening wordt in een half uur flauwe excuses opnoemen waarom een loonsverhoging *net* niet mogelijk is, tja, dan is het ook maar tijdsverlies.

Of een combinatie van beide: Als je het hele jaar voortdurend tevreden bent, moet je op een evaluatiegesprek niet plots afkomen met een lijst van fouten van 11 maand geleden. Maakt het allemaal wat artificieel en doorzichtig.

Ik heb de afgelopen jaren gemerkt hoe informeler de evaluatiegesprekken, hoe normaler en beter ze verlopen. Zodra je in een structuur zit, wordt die structuur gebruikt om promoties en opslag niet te moeten geven. Nuja, dit gebeurde meestal ook bij bedrijven die paar maand later serieus in financiele problemen zaten. Maar zeg dat dan gewoon eerlijk, en komt niet af met een lijst idiote excuses.

 

[Zane]

Reeds veel goede punten gelezen hier. Ik hecht belang aan authenticiteit en straight to the point zijn. Sommige leidinggevenden proberen het ijs te breken door te vragen hoe het met je hobby of met de kinderen gaat. Dat voelt gespeeld aan, je zit daar voor een evaluatie, niet voor een koffieklets dus verdoe mijn tijd ook niet.

Voor mij is het belangrijkste dat mijn leidinggevende (in grote lijnen) weet waar ik met bezig ben (geweest). Dat ligt gedeeltelijk ook aan de werknemer door spontaan zelf feedback te geven of dingen aan te halen doorheen de afgelopen periode. Maar niets is zo erg als een manager hebben die niet weet wat je gepresteerd hebt. (Binnen consultancy vaak meegemaakt.)

Leiding geven is niet alleen sturen maar ook ondersteunen waar nodig. Vraag hen waar jij kan helpen opdat zij zichzelf kunnen verbeteren in hun job en onderneem dan ook effectief actie. Meestal weet je tijdens het gesprek al of een vraag of wens haalbaar is of niet. Geen gezever van 'ik zal dit pushen', 'ik zal kijken naar..', 'ik zal vragen dat', etc.. om er uiteindelijk niets meer van te horen tenzij je er zelf achter vraagt.

 

[Castil]

Het belangrijkste is volgens mij hoe dit gerelateerd is aan loonsverhogingen. Als het een half uur gaat over hoe goed alles gaat, en hoe tevreden je bent over mij, en dan vervolgens geen loonsverhoging kan aanbieden, of eentje dat zelfs nog niet de inflatie evenaart, dan hoeft het voor mij eigenlijk niet meer.

Of als het een oefening wordt in een half uur flauwe excuses opnoemen waarom een loonsverhoging *net* niet mogelijk is, tja, dan is het ook maar tijdsverlies.

Of een combinatie van beide: Als je het hele jaar voortdurend tevreden bent, moet je op een evaluatiegesprek niet plots afkomen met een lijst van fouten van 11 maand geleden. Maakt het allemaal wat artificieel en doorzichtig.

Ik heb de afgelopen jaren gemerkt hoe informeler de evaluatiegesprekken, hoe normaler en beter ze verlopen. Zodra je in een structuur zit, wordt die structuur gebruikt om promoties en opslag niet te moeten geven. Nuja, dit gebeurde meestal ook bij bedrijven die paar maand later serieus in financiele problemen zaten. Maar zeg dat dan gewoon eerlijk, en komt niet af met een lijst idiote excuses.

De discussie is dacht ik al eens gevoerd, maar waarom verdien je opslag als je uw werk goed doet?
Dan heb ik het iets over extra werk verrichten,... gewoon uw werk goed/zeer goed doen.

Het loon om goed werk te leveren was al afgesproken.

 

[Biljart]

De discussie is dacht ik al eens gevoerd, maar waarom verdien je opslag als je uw werk goed doet?
Dan heb ik het iets over extra werk verrichten,... gewoon uw werk goed/zeer goed doen.

Het loon om goed werk te leveren was al afgesproken.

Dit vind ik een interessante. Het inderdaad door velen “normaal” vinden opslag te krijgen (bovenop de index), juist omdat ge het werk doet waarvoor je betaald wordt.

En dan zit je met 55/60jarigen wiens output lager is dan die 35-jarige, maar toch meer verdient.

 

[Mr.Fingers]

Als je uw job consistent beter doet dan "wat men zou verwachten" en/of vergeleken met uw peers, dan is dat niet meer dan normaal dat de waardering/verloning dat ook reflecteert. Men neemt u aan met een bepaalde verwachting, gebaseerd op uw CV, uw sollicitatiegesprek,... en zet daar een bepaalde waarde tegenover.

Ik solliciteer, en zij schatten mij in als "ok, hij heeft de kennis, maar niet noodzakelijk de ervaring, dus er zal wat interne begeleiding nodig zijn, er zal interne begeleiding nodig zijn en we gaan waarschijnlijk toch nog wat zaken moeten nakijken/corrigeren. We willen graag van zijn diensten gebruik maken, en we hebben daar X€ per maand voor veil". En dan blijkt dat ik bij de eigenlijke job ondanks een gebrek aan ervaring eigenlijk maar een weekje begeleiding nodig had, en de kwaliteit van het afgeleverde werk van die kwaliteit nodig is dat er geen mankracht nodig is om het te corrigeren. Er was dus een onderschatting gebeurd van de competenties. Dan is het niet meer als normaal dat uw "waarde" daardoor stijgt.

Leeftijd is daar dubbel in. Vaak zijn oudere werknemers inderdaad niet de meest performante qua ruwe output, maar zij hebben doorgaans wel zeer veel ervaring, en kunnen daardoor ontzettend secuur, nauwkeurig en correct werk afleveren.

 

[Castil]

Als je uw job consistent beter doet dan "wat men zou verwachten" en/of vergeleken met uw peers, dan is dat niet meer dan normaal dat de waardering/verloning dat ook reflecteert.

Ergens stopt het consistent verbeteren.
Pak dat je na 2 jaar werken alles zou moeten kunnen = na 2 jaar geen opslag meer?
Dus omdat een ander maar 80%van het afgesproken werk verzet verdien jij opslag? Nee dan verdient de andere een gesprek waarin die mag uitleggen waarom hij onderpresteert en wat we daaraan gaan doen.

Leeftijd is daar dubbel in. Vaak zijn oudere werknemers inderdaad niet de meest performante qua ruwe output, maar zij hebben doorgaans wel zeer veel ervaring, en kunnen daardoor ontzettend secuur, nauwkeurig en correct werk afleveren.

Of zeer traag en niet mee zijn/willen met nieuwe techniek of vernieuwingen binnen het veld.
Edit: *want we hebben het altijd zo gedaan dus ik blijf het zo doen.

 

[Castil]

En dan zit je met 55/60jarigen wiens output lager is dan die 35-jarige, maar toch meer verdient.

En laat dit nu net een grote ergernis zijn bij veel ´jonge´ werknemers.

 

[Biljart]

Ergens stopt het consistent verbeteren.

Er moet idd toch iets zijn als een “sweet spot”, tussen 35 en 45? Ik zeg maar iets.

Alleen als bediende is het zo dat je fin de carrière het meeste verdient, terwijl je minder vaak mee bent met alles en nieuwe materie toch steeds vaker wordt bekeken als “moet dit nu echt”?

Het lijkt wel alsof in België dat het extra loon fin de carrière een beetje een uitgestelde betaling is van wat ze te weinig betaald hebben in begin en tijdens uw “prime”.

 

[Biljart]

@Avondland : groeikansen. Hebben jullie dan ook tussentijds in het jaar soort van follow-up?

Ik vind het wel zelf niet steeds makkelijk om bij mensen met potentieel dat echt in een traject te gieten.
Soms denk ik van “trust the process”, maar tegenwoordig willen die jonge mensen echt wel een plan/traject.