Vergaderingen in een appartementsgebouw: hoe wordt dit geregeld?

Wanneer wordt er doorgaans over jullie appartementsgebouw vergaderd?


  • Totaal aantal stemmers
    21

kinxton

Active member
Heb dadelijk online meeting met klanten die opmerkingen hebben over onze tarieven en met name dat we nu ook extra vragen om in het weekend te vergaderen.
Ik begrijp maar niet dat syndici klagen over weekendwerk.
Wellicht werken 9/10 van jullie klanten ook tijdens de weekdagen, waarom kunnen syndici zich dan niet aanpassen en zich standaard beschikbaar maken tijdens het weekend aan hetzelfde tarief als een weekdag? Bv. minstens 1 zaterdag op 2 en dan bv. de maandag vrijaf nemen of sluiten?
Geen idee hoe jullie het nu doen, maar in de sector lijkt het me toch dat de meeste vergaderingen in 't weekend doorgaan?
Ik begrijp absoluut dat iedereen liefst in 't weekend niet moet werken, omdat de partner en de kinderen dan vaak ook vrij zijn, maar als het je werk is...
 
Ik vermoed dat overuren toch betaald moeten worden..

Anyway, iedereen kan eens een half uurtje vertraging hebben natuurlijk, dat is op zich niet echt een groot probleem. En dat het valentijn is nu ook niet echt relevant als je al akkoord bent gegaan met de meeting.

Management heeft geen overuren bij ons dus ja some you win some you lose.
Deze uren kon ik ook niet aanrekenen aan de klant imo, ze hadden heel wat vragen over onze nieuwe contracten die toch wel gewijzigd zijn en de eerste communicatie is langs ons wat misgelopen, dus vond het wel correct om dat ook aan hen toe te lichten zonder aan te rekenen.

Ik begrijp maar niet dat syndici klagen over weekendwerk.
Wellicht werken 9/10 van jullie klanten ook tijdens de weekdagen, waarom kunnen syndici zich dan niet aanpassen en zich standaard beschikbaar maken tijdens het weekend aan hetzelfde tarief als een weekdag? Bv. minstens 1 zaterdag op 2 en dan bv. de maandag vrijaf nemen of sluiten?
Geen idee hoe jullie het nu doen, maar in de sector lijkt het me toch dat de meeste vergaderingen in 't weekend doorgaan?
Ik begrijp absoluut dat iedereen liefst in 't weekend niet moet werken, omdat de partner en de kinderen dan vaak ook vrij zijn, maar als het je werk is...

De meeste vergaderingen gaan nu 's avonds door, weekends is hier zelden (aan de kust wordt dat vaker gedaan). Maar van die avondvergaderingen zijn zowat alle syndici ook aan het afstappen. Dus wij gaan sowieso volgen.

Het is echt helemaal niet zo praktisch, hoor. Makkelijk om te zeggen dat syndici zich maar moeten aanpassen.
Zeker als ze bij de concurrentie wel werken tijdens de normale uren, het gevolg is dat wij dan gewoon ons personeel verliezen.

Om de som te maken:
Je mag stellen dat een beheerder ongeveer 40-60 gebouwen doet (afhankelijk van de grootte). Als je die allemaal 's avonds moet doen dan zit je alleen voor de gewone vergaderingen op 50 vergaderingen als we voor 50 gebouwen gaan.
Tijdens de maanden juli-augustus zijn er sowieso geen vergaderingen. Dus dan heb je 10 maanden om die vergaderingen te houden.
Dat zijn 40 weken om die over te spreiden, maar tijdens de andere vakanties moet je ze ook niet houden want ja dan is ook de helft op verlof.
Dan schieten er nog ongeveer 35 (?) weken over.

Dan mag je tellen dat je ook nog eens gemiddeld in 20% van de gebouwen een extra vergadering moet doen, dan komen we al op 60 vergaderingen met de hele VME.

Neem dat 60% van die gebouwen ook nog eens hun beheerraden 's avonds of in het weekend willen doen. Dan komen er dus nog eens 30 avonden, zaterdagen,... je wil bij.
En dat is nog conservatief geteld want veel van die beheerraden, zeker van grotere gebouwen vergaderen om de 3-6 maand.

Dat maakt dan een totaal van 90 vergadering per jaar die te verdelen zijn over 35 weken.
Van die AV's moeten die dan ook nog eens wettelijk binnen een bepaalde periode van 2 weken vallen, als je het dan alleen over zaterdagen hebt is dat gewoon niet erin te pitsen. Daar komen zoveel praktische problemen bij kijken om dat te wringen.
Het is al moeilijk om die AV's te houden binnen de periode van 2 weken (waarvan 10 werkdagen) met al die extra taken erbij laat staan dat je dat beperkt tot 2 dagen.
En eigenlijk worden AV's ook niet op vrijdagavond gehouden, dan ga je naar 8 werkdagen. Als je zelf ook nog eens twee keer per week zelf sport, je kinderen moet wegbrengen of whatever ja dan schieten er gewoon geen avonden meer over.
En uiteraard kan je wel 2 vergaderingen op een avond houden, maar dat lukt ook niet altijd omdat je ook wat rekening moet houden met de agenda van de beheerraad want die wil je graag wel op je AV.

Trust me, je mag altijd eens een dagje komen meedraaien en dan zie je hoeveel praktische zaken het al moeilijk genoeg maken. Het is echt niet zo simpel.
 
Aan zee is dat op een zaterdag ja, niet iedere 2de verblijver is op pensioen e...
Dan verlof pakken? Soms ist wel nuttig om op zon vergadering te zijn.

Opa is eigenaar, maar kan er fysiek niet meer bij zijn, dus probeer ik te gaan.

Beetje begrip langs weerszijde?
 
@kay-gell Klinkt vooral als veel te vriendelijk zijn :p Wij hadden dat soort problemen ook en we zijn daar gewoon vanaf gestapt. Nu is het ( in ons geval) restore tests gebeuren 2 keer per jaar. We gaan u 2 maand op voorhand een week geven en dan laat je ons weten waneer in die week het past, als het niet past kan je de week voor of na voorstellen. En dat binnen de 10 dagen nadat je ons voorstel hebt ontvangen. Geen tijd? Ok proberen over een half jaar terug.

Niet opdagen rekenen we de volle kost, geen tijd vrij maken dan ga je akkoord met de mogelijke gevolgen van geen test doen, en zo voort.

Plotseling daagt men op en volgt men de planning, ipv weken palaveren om de juiste dag te vinden
 
Aan zee is dat op een zaterdag ja, niet iedere 2de verblijver is op pensioen e...
Dan verlof pakken? Soms ist wel nuttig om op zon vergadering te zijn.

Opa is eigenaar, maar kan er fysiek niet meer bij zijn, dus probeer ik te gaan.

Beetje begrip langs weerszijde?

Begrip ja, maar als het buiten de uren moet dan moet er gewoon extra betaald worden. Als ik een loodgieter laat komen op een zaterdag of avond betaal ik ook extra.
Dan gebruiken we dat geld om de werkdruk op andere plaatsen te verlichten.

Als we gewoon naar de wil van de klanten buigen dan loopt het hier gewoon leeg. Dus gratis op alle mogelijke momenten flexibiliteit van ons willen: nee, daar doen we echt niet meer aan mee. En gelukkig zijn we daarin zeker niet de enigen.
 
De meeste vergaderingen gaan nu 's avonds door, weekends is hier zelden (aan de kust wordt dat vaker gedaan). Maar van die avondvergaderingen zijn zowat alle syndici ook aan het afstappen. Dus wij gaan sowieso volgen.
Dus (alleenstaande) werkende mensen, terwijl ze jullie klant zijn, moeten maar verlof nemen op de dag van de vergadering? Lukt het dan nog goed om de nodige quora te behalen?

In feite zou dit als toegelaten klein verlet moeten aanzien worden, net als bv. gaan stemmen of een trouw/overlijden dit toelaat, dit zou al veel helpen...

Aan de kust zie ik dat ook veel in 't weekend, soms bellen ze (de grootste syndicus hier) mij als leverancier omdat ze bepaalde vragen hebben over mijn offertes. Dan laat ik dat toe als ik het op voorhand weet, gezien het niet zoveel tijd in beslag neemt (en dan meestal de bestelling snel volgt).

Het is echt helemaal niet zo praktisch, hoor. Makkelijk om te zeggen dat syndici zich maar moeten aanpassen.
Zeker als ze bij de concurrentie wel werken tijdens de normale uren, het gevolg is dat wij dan gewoon ons personeel verliezen.
Begrijpelijk, hier bij een klant-syndicus ene die er teveel van had, na 15 jaar vertrokken... En dan nog een zwaargewicht-dossierbeheerder die in pensioen ging, zoek maar eens vervangers... De werkdruk is hoog.

Trust me, je mag altijd eens een dagje komen meedraaien en dan zie je hoeveel praktische zaken het al moeilijk genoeg maken. Het is echt niet zo simpel.
Wel ja, als je er niet in bent realiseer je u dat niet. Goed om te weten, en in ieder geval, respect!
 
Dus (alleenstaande) werkende mensen, terwijl ze jullie klant zijn, moeten maar verlof nemen op de dag van de vergadering? Lukt het dan nog goed om de nodige quora te behalen?

In feite zou dit als toegelaten klein verlet moeten aanzien worden, net als bv. gaan stemmen of een trouw/overlijden dit toelaat, dit zou al veel helpen...

Aan de kust zie ik dat ook veel in 't weekend, soms bellen ze (de grootste syndicus hier) mij als leverancier omdat ze bepaalde vragen hebben over mijn offertes. Dan laat ik dat toe als ik het op voorhand weet, gezien het niet zoveel tijd in beslag neemt (en dan meestal de bestelling snel volgt).

We merken eigenlijk weinig verschil tussen het aantal aanwezigen over de dag vs 's avonds, zeker als we die vergaderingen al enkele maanden op voorhand aankondigen.
 
We merken eigenlijk weinig verschil tussen het aantal aanwezigen over de dag vs 's avonds, zeker als we die vergaderingen al enkele maanden op voorhand aankondigen.
Ik stuur toch vaker een volmacht op, sinds ze de vergaderingen voor de VME in de namiddag plaatsen i.p.v. om 18.30 zoals vroeger. Ik snap de argumenten ervoor natuurlijk, maar ergens vind ik het ook wel weinig praktisch dat er zo nog een "dienst/event" is die enkel tijdens werkuren kan.
 
Gohja, bij ons is die '18:30 of later show' toch ook iets van een (semi-ver) verleden hoor. Altijd ergens in de (late) namiddag.
Denk dat het de vorige keer om 17u was of zoiets. Die mens is er dan vanaf tegen 18:30u. En 't was net voor 't zomer verlof, in juni ergens.

Ik weet nog vele jaren geleden, voor de corona, dat die meetings begonnen tegen 18u of zoiets. En als het dan wat lang uitliep kon dat wel eens 21u worden. In den beginne paar keer geweest. Tegenwoordig zijn die meetings rapper gepasseerd.
 
Ik stuur toch vaker een volmacht op, sinds ze de vergaderingen voor de VME in de namiddag plaatsen i.p.v. om 18.30 zoals vroeger. Ik snap de argumenten ervoor natuurlijk, maar ergens vind ik het ook wel weinig praktisch dat er zo nog een "dienst/event" is die enkel tijdens werkuren kan.
Bij ons best of both worlds... AV in de late namiddag (17u00) om dan tot 18u30 te wachten op mensen en halfslachtig te beginnen en om 19u nog binnenwandelaars toe te laten om nieuwe punten aan te brengen. Scheve tanden krijg ik ervan. En medelijden met de syndicus.
 
Bij ons best of both worlds... AV in de late namiddag (17u00) om dan tot 18u30 te wachten op mensen en halfslachtig te beginnen en om 19u nog binnenwandelaars toe te laten om nieuwe punten aan te brengen. Scheve tanden krijg ik ervan. En medelijden met de syndicus.
Zo'n vergadering is algemeen gesproken nu wel even genietbaar als tanden laten trekken denk ik.
 
Ik stuur toch vaker een volmacht op, sinds ze de vergaderingen voor de VME in de namiddag plaatsen i.p.v. om 18.30 zoals vroeger. Ik snap de argumenten ervoor natuurlijk, maar ergens vind ik het ook wel weinig praktisch dat er zo nog een "dienst/event" is die enkel tijdens werkuren kan.

True, maar daarom.
Voor degenen waar 't echt zo moet, fine maar dan wordt er betaald.

Dat maakt dan dat wat we dan wat meer ruimte hebben om minder dossiers per beheerder te hebben door extra inkomsten.

Maar zoals nu bijvoorbeeld dat groter dossier dat ik hier al een aantal malen heb aangehaald.
Die blijven op zaterdag hun AV houden maar de 4 beheerraden die normaal op zaterdag waren gaan nu door de week op een namiddag.

Dat zijn 4 extra zaterdagvoormiddagen die ze met haar zoontje kan spenderen.
Ik vind dat enorm.
Vooral de discussie al aangaan en door de tarieven zaken écht in vraag durven stellen en we komen als klant vs dienst mekaar goed tegemoet.
 
Bij ons best of both worlds... AV in de late namiddag (17u00) om dan tot 18u30 te wachten op mensen en halfslachtig te beginnen en om 19u nog binnenwandelaars toe te laten om nieuwe punten aan te brengen. Scheve tanden krijg ik ervan. En medelijden met de syndicus.
Goh, vorig jaar hebben enkele bewoners ons dat 'gelapt'. Niet voldoende volk opgedaagd (en geen volmachten).
De syndic heeft gelijk een half uur gewacht of zoiets & dan de vergadering als ongeldig verklaard.

Bij gevolg mocht iedereen die er wél was ineens opnieuw zich gaan schikken enige tijd later. Incl. ikzelf dus.
 
Ik ga hier eens een domme vraag stellen maar aangezien ik er nog nooit met te maken gehad heb, wat is heel die syndicus toestand eigenlijk? Ik zou het kunnen opzoeken maar kan iemand dat zo eens in 5 regels uitleggen? :unsure:
 
Ik ga hier eens een domme vraag stellen maar aangezien ik er nog nooit met te maken gehad heb, wat is heel die syndicus toestand eigenlijk? Ik zou het kunnen opzoeken maar kan iemand dat zo eens in 5 regels uitleggen? :unsure:
Antwoordje van onze kameraad :)

  • Een syndicus beheert de gemeenschappelijke delen van een appartementsgebouw, zoals de lift, inkom of gangen.
  • Hij of zij zorgt voor het administratieve, technische en financiële beheer van de mede‑eigendom.
  • De syndicus voert beslissingen uit die tijdens de algemene vergadering van mede‑eigenaars worden genomen.
  • Een syndicus mag een professional of een mede‑eigenaar zijn, zolang de wettelijke vereisten worden gevolgd.
  • In elk gebouw met meerdere eigenaars is het wettelijk verplicht een syndicus aan te stellen.
 
Maar zoals nu bijvoorbeeld dat groter dossier dat ik hier al een aantal malen heb aangehaald.
Die blijven op zaterdag hun AV houden maar de 4 beheerraden die normaal op zaterdag waren gaan nu door de week op een namiddag.
Dat is inderdaad enorm, maar je zegt zelf dat het een groot dossier is. Dan moet je als syndicus daarvoor ook de nodige middelen en personeel voor ter beschikking stellen in de mate van de taken in de overeenkomst, én rekening houdende met de wensen van de klant. Zaterdagen of niet.
Enfin, de RvM maar eerst zelf maximaal overleggen in hun beheerraden, en de beslissingen die een (B)AV met stemming vereisen maar doorgeven naar de syndicus. 'k Weet dat het niet simpel is en echt kan afhangen van gebouw tot gebouw. Zo heb ik al een VME van een grote blok appartementen met elk hun individuele ingangen opgesplitst zien worden in 6 aparte VME omdat het teveel was.

En uiteindelijk kan er ook veel digitaal vergaderd worden vanuit de luie zetel of vanop kantoor, zoals tijdens de covid-pandemie.
Dit zal meer en meer worden gedaan, wanneer de oudere generaties beetje per beetje, helaas, 'verdwijnen'.

Ik ben zelf syndicus van m'n gebouwtje van 3 appartementen, en we bespreken alles eerst in onze WhatsApp groep, soms telefonisch en ook per e-mail als er wat papierwerk bij komt te kijken. Daarna, indien we echt moeten samenkomen, maak ik een (B)AV uitnodiging op voor binnen X aantal weken. Maar vaak maak ik gewoonweg de notulen van de (B)AV op, en ondertekenen we dat allen. Er is toch altijd 100% consensus. En indien niet, meestal een 2/3 meerderheid waarbij 1/3 zich dan toch moet bij neerleggen.
 
Het werk aan een klein appartementje of aan een blok van 20 - 200 is gigantisch verschillend.
De brol die erbij komt kijken zodra die schaalvergroting toeslaat is enorm...
 
True, maar daarom.
Voor degenen waar 't echt zo moet, fine maar dan wordt er betaald.

Dat maakt dan dat wat we dan wat meer ruimte hebben om minder dossiers per beheerder te hebben door extra inkomsten.

Maar zoals nu bijvoorbeeld dat groter dossier dat ik hier al een aantal malen heb aangehaald.
Die blijven op zaterdag hun AV houden maar de 4 beheerraden die normaal op zaterdag waren gaan nu door de week op een namiddag.

Dat zijn 4 extra zaterdagvoormiddagen die ze met haar zoontje kan spenderen.
Ik vind dat enorm.
Vooral de discussie al aangaan en door de tarieven zaken écht in vraag durven stellen en we komen als klant vs dienst mekaar goed tegemoet.
Ik zou er alle begrip voor hebben als onze syndicus het zo zou doen. We zijn een groot gebouw waar veel werk aan is, maar waar ze dus ook iets aan verdienen. Alleen weet ik goed genoeg hoe druk die man het heeft en hoe hard die zijn best doet, om in het beste geval eens één bedankje te krijgen na 12 uitkaffermails. Elk groter probleem kan zo worden samengevat: Iedereen gooit alles chaotisch op een hoop, met elk één stukje van de puzzel zonder eigen inbreng of initiatief, en dan roepen ze dat ze het al "zo lang" zeggen en "de syndicus doet te weinig".

Maar :D Die drukte zorgt er ook wel echt voor dat er amper tot geen creatieve oplossingen komen van de syndicus. Ik wil graag dat gesprek aan, en van mij mogen ze veel in vraag stellen, ben bereid om veel tegemoet te komen ook al weet ik dat ik bij een syndicus zit die het héél druk heeft en daardoor niet zo veel tijd aan ons kan spenderen als wij zouden willen. Maar we betalen ook navenant.

Alleen zijn de oplossingen beperkt tot mij 100x laten mailen voor er 1 antwoord komt, namiddag enkel werken achter gesloten deuren, zaken regelen zonder overleg en vooral de AV... Plannen om 17u om minder avondwerk te hebben, maar start dan ook om 17u30 :D Of er nu volk is of niet. We hebben toch 8/10 geen quorum, en dat vind ik niet erg. Dan kan het de volgende keer gewoon stipt doorgaan met 5 man. Maar nog tot 18u30 sukkelen met mogelijke volmachten, wachten op die, die belt nog, om 19u30 komt nog iemand aangestommeld met nog een extra agendapunt, 4 man die over hun factuur wilt beginnen... aargh :D Misschien moet ik hem maar eens expliciet laten weten dat we dat niet meer zo gaan doen voor ons, want misschien wil hij goed doen voor iedereen. Maar zo duurt onze AV die om 17u begint gewoon ook tot 22u, net als die die om 19u30 begint.
 
Ik zou er alle begrip voor hebben als onze syndicus het zo zou doen. We zijn een groot gebouw waar veel werk aan is, maar waar ze dus ook iets aan verdienen. Alleen weet ik goed genoeg hoe druk die man het heeft en hoe hard die zijn best doet, om in het beste geval eens één bedankje te krijgen na 12 uitkaffermails. Elk groter probleem kan zo worden samengevat: Iedereen gooit alles chaotisch op een hoop, met elk één stukje van de puzzel zonder eigen inbreng of initiatief, en dan roepen ze dat ze het al "zo lang" zeggen en "de syndicus doet te weinig".

Maar :D Die drukte zorgt er ook wel echt voor dat er amper tot geen creatieve oplossingen komen van de syndicus. Ik wil graag dat gesprek aan, en van mij mogen ze veel in vraag stellen, ben bereid om veel tegemoet te komen ook al weet ik dat ik bij een syndicus zit die het héél druk heeft en daardoor niet zo veel tijd aan ons kan spenderen als wij zouden willen. Maar we betalen ook navenant.

Alleen zijn de oplossingen beperkt tot mij 100x laten mailen voor er 1 antwoord komt, namiddag enkel werken achter gesloten deuren, zaken regelen zonder overleg en vooral de AV... Plannen om 17u om minder avondwerk te hebben, maar start dan ook om 17u30 :D Of er nu volk is of niet. We hebben toch 8/10 geen quorum, en dat vind ik niet erg. Dan kan het de volgende keer gewoon stipt doorgaan met 5 man. Maar nog tot 18u30 sukkelen met mogelijke volmachten, wachten op die, die belt nog, om 19u30 komt nog iemand aangestommeld met nog een extra agendapunt, 4 man die over hun factuur wilt beginnen... aargh :D Misschien moet ik hem maar eens expliciet laten weten dat we dat niet meer zo gaan doen voor ons, want misschien wil hij goed doen voor iedereen. Maar zo duurt onze AV die om 17u begint gewoon ook tot 22u, net als die die om 19u30 begint.



Ja, dat doet ik dus ook echt niet. Of het moest op één man aankomen om de vergadering te kunnen laten doorgaan.

Kwartier na normale aanvang met te weinig om te starten is gewoon nieuwe AV.
Denk dat de gemiddele AV bij mij maximum 1.5 – 2 uur duurde altijd, zelfs voor grote gebouwen.

Afkomen met een vraag over factuur? “Sorry, daar dient die AV niet voor. Alles is bijna 3 weken op voorhand uitgestuurd met op de uitnodiging expliciet de vraag om alle opmerkingen op voorhand over te maken”. Zo blijft ge anders vergaderen….
 
Ja, dat doet ik dus ook echt niet. Of het moest op één man aankomen om de vergadering te kunnen laten doorgaan.

Kwartier na normale aanvang met te weinig om te starten is gewoon nieuwe AV.
Denk dat de gemiddele AV bij mij maximum 1.5 – 2 uur duurde altijd, zelfs voor grote gebouwen.

Afkomen met een vraag over factuur? “Sorry, daar dient die AV niet voor. Alles is bijna 3 weken op voorhand uitgestuurd met op de uitnodiging expliciet de vraag om alle opmerkingen op voorhand over te maken”. Zo blijft ge anders vergaderen….
Bij ons steekt het soms op 1 man, omdat die ene man soms 10 volmachtpapiertjes heeft, die ter plaatse als in een spelletje Monopoly worden uitgedeeld 🙈 Ik kap dat getalm en gezeur over facturen als voorzitter vaak af, maar dat kan ik als medebewoner ook niet altijd maken. Ik moet met die mensen nog samenwonen natuurlijk :P
 
Terug
Bovenaan