Misschien een verklaring voor het onverklaarbaar lange wachten (ik zeg niet dat het zo is, maar ik ken diensten die het zo doen
):
1. Je hebt een overeenkomst met de minister waarin percentages van tijdigheid van verwerking staan. Bvb. 60% van de belastingdossiers die vandaag ingediend worden moeten binnen de 3 maanden een eerste maal verwerkt zijn (ofwel bijkomende info nodig ofwel een beslissing nemen).
Het probleem is echter dat de grote hoop op een korte tijdsspanne binnenkomt en je geen tijdelijk grotere personeelscapaciteit hebt.
2. De oplossing: je verwerkt 60% van de aanvragen van vandaag, en je legt de rest op een stapel: overeenkomst gehaald; Morgen doe je hetzelfde: 60% behandelen, de overige 40% op de stapel. Na een drietal maand kan je beginnen de stapel die aan de kant ligt te verwerken. Voordeel: je behaalt je doelstelling, dus je hiërarchie tevreden + 60% van de mensen vind dat je dienst het wel goed doet. Nadeel: niemand snapt de logica en een hele hoop mensen (+-40%) moet serieus lang wachten.
De oplossing hiervoor: Van de overeenkomst een variabele overeenkomst maken. Vandaag komen xxx-aantal dossiers binnen, daarvoor heb je 3m + xx dagen de tijd want de personeelscapaciteit is xx% lager dan het aantal te verwerken dossiers. Als de piek voorbij is verkort deze termijn, want je personeelscapaciteit is hoger dan het aantal dossiers dat er dagelijks binnenkomt. Voordeel voor de mensen: des te vroeger je indient, des te vroeger behandeld. Voordeel voor de overheidsdienst: hogere hiërarchie tevreden want men kan uitpakken met de cijfers dat alles tijdig is behandeld. + als je de termijnen niet haalt kan je dit nergens op afschuiven, want je werkt dan gewoon niet snel genoeg.
Nadeel: dan moet iedereen een beetje langer wachten (ipv een kleiner deel heel lang)
