Laat ik jullie even inzicht geven in de taken van de ambtenaren van FOD Financiën en wat hun relatie is met het notariaat. Vooral interessant voor mensen die zich afvragen of een ambtenaar de taak van notaris kan/wil overnemen ;-)
De situatie voor 2014
Verlijden van de akte
- Wanneer een akte verleden werd op een notariaat werd van de akte een afschrift gemaakt. Dit afschrift moest ingediend worden op een registratiekantoor én op een hypotheekkantoor wanneer een onroerend goed in de akte betrokken was
FOD Financiën
- In België heb je FOD Financiën, daaronder heb je de Algemene Administratie van Patrimonium Documentatie, daaronder hebben je Kantoren Rechtszekerheid en daaronder heb je Registratie Kantoor en Hypotheekkantoor. Alle mensen die voor deze diensten werken zijn ambtenaren en worden volledige betaald door de maatschappij. In Belgïe heb je per arrondissement Registratie- en Hypotheekkantoren over heel het land zijn dat er 48.
Registratie van de akte
- Een akte wordt ingediend op het registratiekantoor zodat het document officieel erkend wordt als rechtsgeldig, het wordt maar 1x geregistreerd en slecht op 1 kantoor. Als particulier moet je registratierechten betalen: de notaris vraagt dat op bij jou en stort dat door aan het registratiekantoor. Registratierechten is geld dat jij betaalt aan de overheid om de inhoud officieel te laten erkennen. Voor bepaalde type akten betaal je een vast recht, een Volmacht bv kost 50 euro. Bij de meeste akten waarbij vastgoed is bij betrokken bedraagt het registratierecht een bepaald % op de waarde van het vastgoed. In Vlaanderen is dat nu 10% op de verkoopprijs, en er zijn dan nog 12 verschillende variaties met kortingen en andere tarieven. Maar voor de aankoop van je huis van 200.000 betaal je dus 20.000 euro aan de overheid om de inhoud daarvan officieel te laten erkennen. Daarboven op moet je voor iedere akte zelf nog eens recht op geschriften betalen. Dat is een belasting voor het feit dat men jou document in ontvangst neemt. Voor familiale akten is dit 7,50 euro, voor vastgoed akten is dit 50 euro en voor vennootschapsakten is dit 95 euro. Ah ja en voor de bijlagen van een akte betaalde je nog eens recht op bijlagen, voorheen 50 euro per bijlage, sinds enkele jaar een vast recht op bijlage van 100 euro.
- Op het moment dat het registratiekantoor al het geld ontvangen heeft, dan pas gaat men over op registratie: men maakt een dossier op met de gegevens betreffende de akte, een kopie van de akte wordt bijgehouden in het archief en krijg een unieke referentie. Deze unieke referentie wordt medegedeeld aan de notaris zodat de burger deze ook kan ontvangen. Deze referentie geeft aan op welke plaats een akte is geregistreerd: bv. Registratiekantoor van Antwerpen 3, register, Boek nummer, Blad nummer en Vak nummer.
- Op dit moment weet je dat de inhoud officieel erkend is
Hypotheekkantoor
- Een afschrift van de akte wordt ook ingediend op het hypotheekkantoor voor inschrijving (een 'beslag' leggen op het goed, de bank krijg bv zijn hand op het goed om te voorkomen dat het goed zomaar van eigenaar kan veranderd worden, dit gebeurd bij een krediet), overschrijving (het goed wordt van eigenaar veranderd) of doorhaling (een 'beslag' op een goed wordt opgeheven zodat het goed terug vrij kan bewegen)
- Het hypotheekkantoor wordt ook wel hypotheekbewaarder genoemd en houdt bij wie de eigenaar is van een bepaald goed. Zij weten wie de huidige eigenaar is, wie de vorige eigenaars zijn en zij zijn in staat om eigenaars van goederen te wijzigen. Zij zijn dus eigenlijk bewakers van vastgoed. Enkel zij kunnen de eigenaars aanpassen. Dus als je ooit je akte verloren bent: klop aan bij het hypotheekkantoor en zij gaan je vertellen wie de eigenaar is. Zij zijn er ook om te vermijden dat tegelijkertijd 2 mensen een bepaald goed willen aankomen.
- Het hypotheekkantoor stelt ook een dossier op met de gegevens betreffende de akten rekent overschrijving, inschrijving of doorhalingskosten: dat is een bedrag dat je betaald aan dat kantoor om de akte door te lezen en kennis van te krijgen. Zo is het zo dat het bedrag voor 2014 afhankelijk was van het aantal pagina's en lijnen in de akte: hoe langer een akte, hoe meer ze moeten lezen, hoe meer je kosten zullen zijn. Een kredietakte laten inschrijven kon gemakkelijk 600-1.000 euro kosten, dit dus ook ten lasten van de client.
Wat is er na 2014 gebeurd?
Akte neerleggen
- Voor 2014 is het zo dat de notaris een afschrift van de akte ging neerleggen bij hypotheek- en registratiekantoor, waarna deze kantoren een dossier gingen opstellen met alle relevantie informatie en ze daarna gaan klasseren in hun archief. De bedoeling was dat er 2 centrale plaatsen waren, waar de akte vastgelegd was, eentje ter registratie, een ander om bij te houden wie de eigenaar is.
De taak van de notaris was dus gewoon de akte indienen, nadat hij zijn deel had gedaan.
Compleet extra dossier opmaken
- Sinds 2014 moeten alle notariaten naast hun eigen dossiers op kantoor, nog een extra dossier zelf aanmaken op een digitaal platform die in verbinding is met registratie en hypotheekkantoren, zodanig dat deze ambtenaren niet meer dat werk hoefden te doen.
- Zo'n digitaal dossier bestaat uit: identificatie van alle partijen (naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, geboortedatum, btw nummer), identificatie van alle goederen (adres, perceelnummer, partitienummer, afdelingsnummer, kadasternummer), toelichting van alle rechtshandelingen die voorkomen in de akte, identificatie van alle relevante bedragen zoals verkoopprijs, kredietbedrag, een digitale kopie van hun akte, digitale kopie van bijlagen en relevante stukken. Daarna moest de notaris dit dossier digitaal gaan tekenen met zijn identiteitskaart ter valuatie.
Het was nu dus aan de notaris om het volledige dossier op te maken voor registratie én hypotheekkantoor ipv dat de ambtenaars die nu mochten doen. Dat digitaal platform creëerde namelijk het dossier netje aan voor deze ambtenaren en de ambtenaren mochten dan dit dossier lekker goedkeuren of weigeren.
Pittig detail: een notaris moet per dossier dat hij indient nog een 12,50 euro betalen voor het te mogen gebruiken van dat digitale platform.
Extra werklast en extra kosten voor de notaris
Stel dat een notaris 1.500 akten verleed op een jaar en dit digitaal dossier moet aanmaken dan mocht je erop rekenen dat hij daar 15 minuten extra aan bezig was per dossier, in totaal 375 uur, oftewel 47 dagen, oftewel bijna 2,5 maanden extra voltijds werk, én hij moest er nog eens 18.750 voor betalen om gebruik te mogen maken van dat systeem (natuurlijk doorgerekend aan de client).
Fusie van registratie en hypotheekkantoren
- Nadat deze ambtenaren opeens veel minder werk hadden, heeft men dan beslist om registratie en hypotheekkantoor te fusioneren in 2018, zodat nu een ambtenaar 2 hoedjes kon opzetten: soms als registratie, soms als hypotheken.
Conclusie
Maar dit alles dus om te vertellen hoe België erin geslaagd is om taken weg te halen van ambtenaren, ze doorgeven aan notarissen en daar nog eens geld voor kon vragen. Ambtenaren hebben minder werk, maar dat betekent niet dat de cliënten minder geld moet betalen aan de overheid voor registratie en hypotheken.